Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform (FenceOS) im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

André Sanità
Rheindorfer Straße 128
53225 Bonn
E-Mail: info@thefencingroom.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

FenceOS ist eine interne Plattform zur Organisation des Trainingsbetriebs im Florett-Bereich des BSP Bonn. Sie wird ausschließlich von Trainern und angemeldeten Athletinnen und Athleten genutzt und ist nicht öffentlich zugänglich, sondern nur nach Anmeldung (Login) nutzbar.

Da unter den Nutzenden auch minderjährige Athletinnen und Athleten sind, wird bei der Verarbeitung ihrer Daten besondere Sorgfalt angewendet. Die Anlage eines Zugangs für minderjährige Athleten erfolgt nur mit Kenntnis bzw. Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Jahrgang (zur Berechnung der Altersklasse), ggf. Kontaktdaten
• Trainingsdaten: Anwesenheiten, Trainingsverlauf, Bout-/Gefechtsergebnisse, Turnierdaten, Notizen der Trainer zum Trainingsfortschritt
• Zugangsdaten: Benutzername, Passwort (verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext einsehbar), Sitzungsdaten (Login-Session)
• Technische Daten: ggf. Zeitpunkt der Anmeldung, technische Protokolldaten zur Fehleranalyse

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Organisation und Dokumentation des Trainingsbetriebs
• Nachverfolgung von Trainingsfortschritt und Wettkampfergebnissen
• Kommunikation im Rahmen des Vereins-/Trainingsbetriebs

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen, hier: Mitgliedschaft/Trainingsteilnahme) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere bei minderjährigen Nutzern durch die Erziehungsberechtigten.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Im Rahmen des Betriebs der Plattform werden folgende externe Dienstleister eingebunden:

• E-Mail-Versand (IONOS): Zum Versand von Systemnachrichten (z.B. Registrierungsbestätigung) nutzen wir den E-Mail-Dienst der IONOS SE. Hierbei können E-Mail-Adresse und Name übertragen werden.
• Cloud-Backup (Microsoft OneDrive): Zur Datensicherung werden verschlüsselte Backups der Datenbank automatisiert in einen OneDrive-Cloud-Speicher synchronisiert. Dabei können personenbezogene Daten (s. Punkt 3) im Rahmen der Sicherung übertragen und bei Microsoft gespeichert werden. Die Datenspeicherung erfolgt innerhalb der EU (EU Data Boundary), sodass kein Transfer in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR stattfindet.

Mit beiden Dienstleistern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

6. Speicherort und Speicherdauer

Die Daten werden auf einem privat betriebenen Server (Synology NAS) gespeichert, der ausschließlich über eine gesicherte VPN-Verbindung und verschlüsseltes HTTPS (Let's Encrypt-Zertifikat) erreichbar ist.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. solange eine Mitgliedschaft/Trainingsteilnahme besteht. Nach Beendigung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. [Konkrete Frist ergänzen, falls definiert, z.B. „Löschung X Monate nach Vereinsaustritt“.]

7. Ihre Rechte (Rechte der Betroffenen)

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer bzw. der Daten Ihres Kindes:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die verarbeiteten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Punkt 1 genannte Kontaktadresse.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z.B. bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde [für NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen].

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, u.a.:

• Verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS (Let's Encrypt-Zertifikat)
• Zugriff auf den Server ausschließlich über eine gesicherte VPN-Verbindung
• Passwortgeschützter, mehrstufiger Zugang (allgemeine PIN + individuelles Trainer-/Athleten-Login)
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
• Regelmäßige, automatisierte und verschlüsselte Datensicherung

9. Minderjährige Nutzer

Diese Plattform wird auch von minderjährigen Athletinnen und Athleten genutzt. Die Registrierung eines Zugangs für minderjährige Nutzer setzt voraus, dass die Erziehungsberechtigten hierüber informiert sind bzw. eingewilligt haben. Erziehungsberechtigte können jederzeit Auskunft über die gespeicherten Daten ihres Kindes verlangen oder deren Löschung fordern (s. Punkt 7).

10. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Weiterentwicklung der Plattform oder Änderungen der Rechtslage angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.